很多人在毕业之后会不断丰富自己的工作经验,可能会换很多份工作,去到很多的地方,他们的个人档案也会随着主人不断的转移。一些人在不停的转移档案的时候,可能会忘记档案存放的地点,那遇到这种情况应该怎么解决呢?
一、认识档案的存档规则
存放档案需要遵循一定的原则,所以我们可以根据自身情况判定自己档案存放在哪里。一般档案存放有三个地点。
- 存放在学校。在学校就读的学生个人档案按规定应该由学校负责留存。有些已经毕业的学生档案也会留存在学校,但是需要在规定的时间内迁移走。
- 存放在人才中心。学生毕业后一般会选择将档案存放到生源地或户籍所在地的人才中心。但弊端在于存放和调离的手续比较繁琐,如果工作地点频繁变化将会很浪费时间。
- 托管机构。一些学生将档案通过托管机构将档案托管给公司打理,好处就是能够随时迁走档案,而且办理手续简单,不用自己亲自前往办理。
二、档案是如何转移的
个人档案的使用需要遵守档案管理的规定。需要使用档案时,必须本人提交档案使用申请,由档案管理机构负责传递档案。档案的传递过程只能通过邮寄,全程必须呈密封状态。
如果档案传递过程中破损或遗失就会失去使用效用,单位或人才中心也不接收这样的档案。遇到这种情况,我们需要立即将档案交给托管机构处理。由专人对档案进行处理后再将档案交给人才中心封存。
档案对接收单位还有一定的选择,只有被授权档案管理资质的单位才能接受档案。档案接收方接到档案之后还会对档案进行审核,只有在确认档案没有问题之后才会开具留存证明,并且向档案发送方出具回执函,完成档案的接收流程。
三、怎样快速解决档案问题
在日常管理档案过程中,常常会遇到急需档案的时候。而我们又不熟悉档案的规章制度,想要快速办理业务难度相对较大。
想要破解这个难题,最好的办法就是交给托管机构代替我们管理。我们既不用亲自前往办理档案手续,也可以通过档案管理人员随时了解自己档案的动向,确保档案随时处于正常状态,不耽误正常使用。